Regulamin przeprowadzania konkursów na stanowiska pracowników naukowych w IH PAN

Załącznik do uchwały nr 5/7/2024 Rady Naukowej IH PAN
z dnia 19 grudnia 2024 r.

Regulamin przeprowadzania konkursów
na stanowiska pracowników naukowych
w Instytucie Historii im. Tadeusza Manteuffla
Polskiej Akademii Nauk

Preambuła

Instytut Historii im. Tadeusza Manteuffla Polskiej Akademii Nauk w ramach rekrutacji kandydatów na stanowiska pracowników naukowych Instytutu kieruje się zasadami zawartymi w Zaleceniu Komisji Europejskiej z dnia 11 marca 2005 r. w sprawie Europejskiej Karty Naukowca oraz Kodeksu postępowania przy rekrutacji pracowników naukowych (2005/251/WE), a także zasadą OTM-R, czyli zasadą otwartej, przejrzystej i opartej na jasno określonych kryteriach rekrutacji. Pod uwagę brana jest doskonałość w prowadzeniu badań naukowych, samodzielność naukowa, dorobek naukowy, mobilność, jak również doświadczenie zdobywane przez kandydatów w innych dyscyplinach naukowych.

Postanowienia ogólne
§ 1

1. Regulamin przeprowadzania konkursów na stanowiska pracowników naukowych w Instytucie Historii im. Tadeusza Manteuffla Polskiej Akademii Nauk, zwany dalej „Regulaminem”, określa sposób i tryb przeprowadzania konkursów przy zatrudnianiu w Instytucie Historii im. Tadeusza Manteuffla Polskiej Akademii Nauk („IH PAN”, „Instytut”) pracowników naukowych na stanowiska:
   • profesora,
   • profesora instytutu,
   • adiunkta,
   • asystenta.
2. Regulamin nie ma zastosowania w przypadkach, o których mowa w art. 91 ust. 6 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk, oraz w przypadku awansowania pracownika naukowego IH PAN, który spełnia ustawowe wymogi do zajmowania danego stanowiska.
3. Konkurs na stanowisko pracownika naukowego w IH PAN obejmuje następujące etapy:
   • ogłoszenie konkursu i powołanie komisji konkursowej;
   • składanie ofert;
   • ocena złożonych ofert, w tym rozmowa z Kandydatem;
   • ogłoszenie wyników konkursu, zatrudnienie.

Ogłoszenie konkursu
§ 2

1. Przeprowadzenie konkursu zarządza Dyrektor Instytutu:
   • z inicjatywy własnej;
   • na wniosek osoby kierującej wyodrębnioną organizacyjnie komórką naukową Instytutu, w której planowane jest zatrudnienie.
2. Ogłoszenie konkursowe zawiera następujące informacje:
   • nazwę komórki organizacyjnej Instytutu, w której osoba wybrana w drodze konkursu miałaby zostać zatrudniona;
   • rodzaj stanowiska;
   • liczbę dostępnych stanowisk;
   • inne warunki pracy, w tym w szczególności rodzaj umowy o pracę, wymiar czasu pracy, miejsce pracy oraz minimalną i maksymalną wysokość wynagrodzenia, a także uprawnienia przysługujące pracownikowi;
   • datę planowanego rozpoczęcia zatrudnienia;
   • opis przyszłej pracy badawczej;
   • sprecyzowane wymagania odnośnie do ukończonych studiów, posiadanego stopnia naukowego lub tytułu naukowego, ewentualnie określenie specjalności naukowej Kandydata, stopnia znajomości języków obcych, w tym również języka polskiego;
   • wykaz dokumentów, które Kandydat załącza do oferty;
   • termin składania oferty;
   • przebieg postępowania konkursowego;
   • kryteria oceny Kandydatów;
   • termin rozstrzygnięcia konkursu;
   • opis perspektyw rozwoju zawodowego;
   • inne informacje wymagane przepisami prawa, w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych oraz ustawy o ochronie sygnalistów.
3. Ogłoszenie konkursowe w miarę potrzeby może zawierać inne, niż wskazane w ust. 2, informacje dotyczące przebiegu konkursu i zatrudnienia pracownika naukowego.
4. Wykaz dokumentów, o których mowa w ust. 2 pkt 8, obejmuje:
   • list motywacyjny wraz ze wskazaniem obszaru badań, którymi Kandydat chciałby się zajmować;
   • Curriculum vitae wraz z danymi kontaktowymi (adres poczty elektronicznej, telefon);
   • odpis lub odpisy dyplomów;
   • informację o osiągnięciach naukowych wraz z bibliografią;
   • deklarację Kandydata, że w przypadku zatrudnienia IH PAN będzie podstawowym miejscem pracy oraz że Kandydat złoży oświadczenie upoważniające IH PAN do zaliczenia go do liczby pracowników prowadzących w IH PAN działalność naukową w dyscyplinie historia (tzw. oświadczenie o liczbie N);
   • zgodę na przetwarzanie danych osobowych Kandydata dla potrzeb konkursu.
5. Ogłoszenie konkursowe zamieszcza się w języku polskim i angielskim:
   • na stronie internetowej IH PAN,
   • w Biuletynie Informacji Publicznej IH PAN,
   • na stronie podmiotowej ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego i nauki w Biuletynie Informacji Publicznej
   • na stronie internetowej Komisji Europejskiej w europejskim portalu dla mobilnych naukowców przeznaczonym do publikacji ofert pracy naukowców.

Komisja konkursowa
§ 3

1. Konkurs przeprowadza komisja konkursowa („Komisja”) powołana przez Dyrektora Instytutu. Do każdego konkursu powoływana jest oddzielna Komisja.
2. Z zastrzeżeniem, o którym mowa w ust. 5, Komisja liczy od 3 do 5 pracowników naukowych Instytutu.
3. W skład Komisji wchodzą:
   • Dyrektor Instytutu, jeden z Zastępców Dyrektora Instytutu bądź inny wyznaczony przedstawiciel Dyrektora Instytutu;
   • osoba kierująca wyodrębnioną organizacyjnie komórką naukową Instytutu, w której planowane jest zatrudnienie osoby wybranej w drodze konkursu;
   • inni, każdorazowo wskazywani przez Dyrektora Instytutu lub jego Zastępcę, pracownicy naukowi Instytutu posiadający tytuł naukowy profesora, stopień naukowy doktora habilitowanego bądź uprawnienia równoważne z uprawnieniami doktora habilitowanego.
4. W skład Komisji powinny wchodzić osoby posiadające odpowiednie doświadczenie do oceny Kandydatów lub reprezentujące różnorodne kwalifikacje. W składzie Komisji, w miarę możliwości, powinna być zachowana równowaga płci.
5. Do udziału w pracach Komisji, w miarę potrzeb, Dyrektor Instytutu lub jego Zastępca może powołać ekspertów zewnętrznych, w szczególności przedstawicieli innych dyscyplin naukowych. Ekspert zewnętrzny działa na prawach członka Komisji.
6. Członkiem Komisji nie może być osoba, co do której bezstronności istnieją uzasadnione wątpliwości, w szczególności:
   • Kandydat jest lub pozostawał z nią w związku małżeńskim, lub jest krewnym albo powinowatym do drugiego stopnia, lub pozostaje albo pozostawał z członkiem Komisji we wspólnym pożyciu;
   • Kandydat jest lub był osobą związaną z członkiem Komisji z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli;
   • zachodzą inne okoliczności mogące wywoływać uzasadnione obawy co do zachowania rzetelności, bezstronności lub obiektywności przy przeprowadzeniu czynności Komisji.
7. Członek Komisji informuje Dyrektora o wystąpieniu okoliczności, o których mowa w ust. 6. W sytuacji opisanej w zdaniu poprzednim,  Dyrektor Instytutu dokonuje zmian w składzie Komisji.
8. Przewodniczącym Komisji jest osoba, o której mowa w ust. 3 pkt 2. Sekretarza Komisji wskazuje Dyrektor Instytutu.
9. Posiedzenia Komisji zwołuje i prowadzi Przewodniczący Komisji.
10. Posiedzenia Komisji, w tym głosowania, odbywają się w formie stacjonarnej lub zdalnej, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. W posiedzeniu Komisji musi brać udział co najmniej połowa jej członków.
11. Uchwały Komisji zapadają w głosowaniu tajnym, bezwzględną większością głosów, przy obecności co najmniej połowy członków Komisji.
12. Członkowie Komisji składają oświadczeniu o zapoznaniu się z treścią niniejszego Regulaminu.

Składanie ofert
§ 4

1. Okres między ogłoszeniem konkursu a datą zamknięcia przyjmowania ofert wynosi co najmniej 30 dni.
2. Oferty należy składać w terminie wskazanym w ogłoszeniu, przez co należy rozumieć wpływ dokumentów do Instytutu.
3. Oferty mogą być składane w języku polskim lub angielskim.
4. Kandydaci składają oferty w formie elektronicznej, na adres poczty elektronicznej wskazany w ogłoszeniu.
5. Kandydaci otrzymują w formie elektronicznej potwierdzenie o wpłynięciu oferty.

Ocena złożonych ofert
§ 5

1. Konkurs składa się z dwóch etapów:
   • pierwszy etap – dokonanie analizy złożonych ofert w celu sprawdzenia ich zgodności z wymogami formalnymi oraz pod kątem merytorycznej zgodności z wymaganiami;
   • drugi etap – rozmowa kwalifikacyjna.
2. Komisja w ramach pierwszego etapu może zakreślić Kandydatowi dodatkowy termin na uzupełnienie braków formalnych pod rygorem jej odrzucenia, a także zwrócić się do Kandydata o przedłożenie w wyznaczonym terminie dodatkowych pisemnych wyjaśnień.
3. Wszelka komunikacja z Kandydatami odbywa się przy użyciu poczty elektronicznej. Korespondencję z Kandydatami prowadzi członek Komisji lub pracownik Działu Sekretariatów IH PAN.
4. Komisja po dokonaniu czynności w ramach pierwszego etapu ustala listę osób zakwalifikowanych do drugiego etapu konkursu. Kandydatów zakwalifikowanych do drugiego etapu zawiadamia się o terminie i trybie (w siedzibie Instytutu lub  przy użyciu środków komunikacji elektronicznej) przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej, a także o składzie Komisji. Kandydaci, których oferty zostały odrzucone w ramach pierwszego etapu, otrzymują informację o powodach odrzucenia ich oferty.
5. Przy ocenie kwalifikacji Kandydatów na stanowisko profesora, profesora instytutu oraz adiunkta uwzględnia się następujące kryteria i skalę punktową 0-100:
   • dorobek naukowy (publikacje, udział w konferencjach, uczestnictwo w grantach bądź innych projektach naukowych, stypendia, staże) – do 50 punktów;
   • doświadczenie organizacyjne (organizacja konferencji i innych przedsięwzięć naukowych) – do 10 punktów;
   • dotychczasowe uczestnictwo w projektach badawczych Instytutu – do 20 punktów;
   • zgodność kwalifikacji i planów badawczych kandydata z określonym w statucie Instytutu profilem naukowym oraz aktualnymi kierunkami rozwoju Instytutu – do 20 punktów.
6. Przy ocenie kwalifikacji Kandydatów na stanowisko asystenta uwzględnia się następujące kryteria i skalę punktową 0-100:
   • dorobek naukowy (publikacje, udział w konferencjach, uczestnictwo w grantach bądź innych projektach naukowych, stypendia, staże) – do 35 punktów;
   • doświadczenie organizacyjne (organizacja konferencji i innych przedsięwzięć naukowych) – do 15 punktów;
   • dotychczasowe uczestnictwo w projektach badawczych Instytutu – do 15 punktów;
   • zgodność kwalifikacji i planów badawczych kandydata z określonym w statucie Instytutu profilem naukowym oraz aktualnymi kierunkami rozwoju Instytutu – do 10 punktów;
   • potencjał rozwojowy Kandydata – do 25 punktów.
7. Każdy członek Komisji przyznaje Kandydatowi oceny cząstkowe za poszczególne kryteria. Następnie z ocen cząstkowych wyliczana jest średnia arytmetyczna.

Ogłoszenie wyników konkursu, zatrudnienie
§ 6

1. Sekretarz Komisji sporządza protokół z przebiegu prac Komisji („Protokół”), zawierający najistotniejsze informacje dotyczące przeprowadzonego konkursu, w szczególności:
   • listę Kandydatów przystępujących do konkursu;
   • listę Kandydatów biorących udział w rozmowach kwalifikacyjnych;
   • ocenę punktową Kandydatów, z którymi odbyto rozmowy kwalifikacyjne, w tym wskazanie ich mocnych i słabych stron;
   • listę rekomendacyjną Kandydatów do zatrudnienia.
2. Protokół Komisja przedstawia Dyrektorowi Instytutu w terminie 7 dni od dnia ostatniego posiedzenia Komisji.
3. Dyrektor, po zapoznaniu się z Protokołem, podejmuje ostateczną decyzję o zatrudnieniu danego Kandydata w Instytucie. Decyzja Dyrektora Instytutu w sprawie zatrudnienia Kandydata zostaje uwidoczniona w formie adnotacji na Protokole.
4. Jeżeli żaden Kandydat nie otrzyma rekomendacji Komisji lub w określonym terminie nie wpłynie żadna oferta, konkurs uznaje się za nierozstrzygnięty.
5. W przypadku gdy Kandydat wybrany przez Dyrektora Instytutu zrezygnuje z zatrudnienia na stanowisku, o które się ubiegał, Dyrektor Instytutu dokonuje wyboru innego Kandydata spośród kandydatów rekomendowanych przez Komisję albo podejmuje decyzję o ponownym ogłoszeniu konkursu.

§ 7

1. Wyniki konkursu zamieszcza się w języku polskim i angielskim:
2. na stronie internetowej IH PAN,
3. w Biuletynie Informacji Publicznej IH PAN,
4. na stronie podmiotowej ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego i nauki w Biuletynie Informacji Publicznej
5. na stronie internetowej Komisji Europejskiej w europejskim portalu dla mobilnych naukowców przeznaczonym do publikacji ofert pracy naukowców.
6. Kandydatom, z którymi odbyto rozmowy kwalifikacyjne, przekazuje się informację o wynikach konkursu oraz informacje na temat mocnych i słabych stron ich kandydatur.

§ 8

1. Każdy z Kandydatów ma prawo zapoznać się z dokumentacją konkursową dotyczącą jego oferty, a także uzyskać dodatkowe informacje zwrotne dotyczące konkursu.
2. W terminie 7 dni od dnia ogłoszenia wyników konkursu w sposób określony w § 7 ust. 1 pkt 1, Kandydat, który nie zgadza się z wynikiem konkursu oraz dostrzega istotne naruszenia przepisów dotyczących konkursu, ma prawo złożenia wniosku do Dyrektora Instytutu o ponowne przeprowadzenie konkursu.
3. W przypadku stwierdzenia istotnego naruszenia przepisów dotyczących konkursu, mogących mieć wpływ na jego rozstrzygnięcie, Dyrektor Instytutu stwierdza bezskuteczność czynności dokonanych przez Komisję i zarządza ponowne przeprowadzenie konkursu. W przypadkach innych niż mowa w zdaniu pierwszym Dyrektor Instytutu stwierdza o bezzasadności wniosku Kandydata.
4. Dyrektor Instytutu rozpatruje wniosek, o którym mowa w ust. 2, w terminie 1 miesiąca od dnia jego wpływu. Decyzja Dyrektora Instytutu jest ostateczna. Kandydat, który złożył wniosek, o którym mowa w ust. 2, jest informowany o decyzji Dyrektora Instytutu.

§ 9

1. Nawiązanie stosunku pracy powinno nastąpić w terminie wskazanym w ogłoszeniu konkursowym.
2. W uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest nawiązanie stosunku pracy w innym, niż mowa w ust. 1, terminie, uzgodnionym między Dyrektorem Instytutu a wybranym Kandydatem.
3. W przypadku wpłynięcia wniosku, o którym mowa w § 8 ust. 2, nawiązanie stosunku pracy nie może nastąpić przed rozpoznaniem tego wniosku.

§ 10

Dyrektor może unieważnić konkurs, jeżeli doszło do rażącego naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu albo w przypadku powstania okoliczności uniemożliwiających zatrudnienie na stanowisku, którego dotyczył konkurs.

§ 11

W przypadku gdy:

1. konkurs nie zostanie rozstrzygnięty,
2. konkurs zostanie unieważniony,
3. nie nastąpi uzgodnienie terminu nawiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie wybranego Kandydata,
4. nie nastąpi nawiązanie stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie wybranego Kandydata, Dyrektor Instytutu może ogłosić nowy konkurs.