Zasady bezpieczeństwa przy organizowaniu zebrań zakładów/pracowni oraz konferencji naukowych w IH PAN

IH-A-130-2/20

Warszawa, 7 września 2020 r.

Do pracowników IH PAN

Dyrektor Instytutu Historii im. Tadeusza Manteuffla Polskiej Akademii Nauk przywraca od 8 września 2020 r. możliwość organizowania zebrań zakładów/pracowni oraz konferencji naukowych pod warunkiem zachowania następujących zasad bezpieczeństwa:

1. Kierownik zakładu/pracowni, (lub organizator konferencji naukowej) zobowiązany jest każdorazowo poinformować Dyrektora Instytutu (mjanowski@ihpan.edu.pl) lub jego Zastępcę ds. naukowych (mgorny@ihpan.edu.pl) o planowanym terminie zorganizowania zebrania, podając liczbę osób, godzinę rozpoczęcia i ewentualnego zakończenia zebrania.
2. Zebrania zakładów/pracowni mogą się odbywać tylko w dwóch wyznaczonych salach konferencyjnych, a mianowicie zebrania do 10 osób mogą odbywać się w sali im. T. Kościuszki (nr 32) pod warunkiem zachowania odstępu pomiędzy osobami minimum 1,5 m. Dystans społeczny należy zachować również na klatkach schodowych i korytarzach Instytutu.
3. Zebrania powyżej 10 osób (nie więcej jednak niż 40 osób) muszą odbywać się w sali im. J. Lelewela (nr 28) z wykorzystaniem antresoli sali Lelewela pod warunkiem zachowania odstępu pomiędzy osobami minimum 1,5 m. Sale powinny być stale wietrzone w czasie trwania zebrania, celem lepszej wymiany powietrza.
4. Po poinformowaniu Dyrekcji Instytutu, celem dokonania rezerwacji sali należy skontaktować się z Sekretariatem Instytutu (tel.: 22 831 36 42, mail: ihpan@ihpan.edu.pl).
5. Udział w zebraniach mogą brać tylko pracownicy, doktoranci, referenci, osoby współpracujące w projektach naukowych oraz osoby zaproszone przez kierownika zakładu/pracowni lub organizatora konferencji.
6. W przestrzeni wspólnej Instytutu oraz podczas wchodzenia na salę obrad i jej opuszczania, a także w sytuacjach innych kontaktów interpersonalnych, w których dystans nie może być zachowany, obowiązuje nakaz noszenia maseczek ochronnych lub przyłbic.
7. Dyrektor Instytutu odradza udział w zebraniach osobom powyżej 70. roku życia lub osobom, których samopoczucie w dniu zebrania jest złe (gorączka, kaszel).
8. Kierownik zakładu/pracowni (lub konferencji naukowej) w trakcie zebrania zobowiązany jest sporządzić czytelną listę obecności. Po zakończeniu zebrania oddaje listę do Sekretariatu Instytutu. Lista powinna zawierać datę oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia zebrania.
9. Zalecenia dotyczą również zebrań komitetów redakcyjnych czasopism, zespołów w ramach projektów grantowych i naukowych, Szkoły Doktorskiej ANTHROPOS. Osobą odpowiedzialną za organizację zebrania jest redaktor naczelny, kierownik projektu, kierownik Szkoły Doktorskiej ANTHROPOS.
10. Konferencje naukowe ograniczone są do liczby 40 osób uczestniczących. Konferencje mogą się odbywać tylko w sali Lelewela z wykorzystaniem antresoli sali Lelewela. Obowiązują takie same zalecenia jak przy organizacji zebrań zakładów/pracowni.
11. Instytut Historii PAN ze swej strony na każdym zebraniu zapewni płyn do dezynfekcji rąk, ewentualnie w miarę potrzeb maseczki, rękawiczki ochronne oraz termometr bezdotykowy.
12. Jednocześnie zgodnie z pismem Prezesa PAN z 12 sierpnia 2020 r. zachęcam do organizacji zebrań i konferencji naukowych w formie zdalnej. Istnieje możliwość przeprowadzenia zebrania zakładu/pracowni, (konferencji naukowej) w formie zdalnej lub hybrydowej przez aplikację ZOOM, wykupioną przez Instytut. Informacji w tej sprawie udziela Pan Bartosz Malinowski (tel.: 22 831 36 42 wew. 33, mail: bmalinowski@ihpan.edu.pl).
13. Powyższe zalecenia dotyczą również placówek pozawarszawskich Instytutu. W tym przypadku osobą odpowiedzialną jest kierownik zakładu/pracowni. Sugeruję tylko korzystanie z jak największych możliwych do stałego wietrzenia pomieszczeń.